Hal tersulit dalam menyelenggarakan event bukan soal rundown, bintang tamu, atau panggung, tapi cara mencari sponsor untuk acara. Karena sponsor menjadi kunci utama terselenggaranya acara dengan lancar.
Tanpa sponsor, Anda tidak bisa memberikan fee bintang tamu, membayar sewa panggung, atau logistik. Apalagi jika Anda akan menyelenggarakan acara skala besar, maka perlu dana besar pula untuk mensukseskannya.
Dalam pencarian sponsor, ada beberapa cara agar event bisa segera mendapatkan penyumbang dana dengan aman. Seperti apa caranya, mari simak tips lengkapnya di sini.
10 Cara Mencari Sponsor untuk Acara agar Sukses
Pencarian sponsor merupakan tugas utama tim sponsorship yang fokus membuat daftar calon sponsor hingga presentasi. Tim sponsor harus bisa menyuguhkan proposal yang menarik agar mendapatkan dana dengan cepat.
Untuk itu, ada beberapa cara efektif untuk membuat calon sponsor setuju dengan proposal yang Anda tawarkan. Apa saja itu?
1. Pilih Sponsor yang Visi Misinya sesuai dengan Konsep Event
Apakah konsep event yang akan Anda selenggarakan? Apakah event olahraga, hiburan, atau acara yang berhubungan dengan pendidikan?
Saat membuat daftar calon sponsor, Anda harus mengetahui dulu visi misi dari perusahaan atau lembaga tersebut. Karena cara mencari sponsor untuk acara yang sukses adalah memiliki tujuan sama.
Ketika visi misi antar calon sponsor dan event tersebut sejalan, maka kesempatan penawaran kerja sama akan langsung dilirik. Lembaga atau perusahaan tersebut akan merasa mendapatkan value yang menarik.
2. Pilih Sponsor yang Memiliki Target Audiens sesuai Event
Selain visi misi, Anda juga bisa menemukan daftar sponsor dengan memerhatikan target audiens mereka dan menyesuaikannya dengan event. Baik itu target audiensnya adalah wanita, remaja, atau bapak-bapak.
Mengapa cara mencari sponsor kegiatan harus sejalan dengan target audiens? Karena dengan target audiens yang sama, perusahaan yang kamu tawarkan sponsorship akan mendapatkan eksposur.
Misalnya, kamu meminta sponsorship pada perusahaan kosmetik untuk acara ulang tahun sekolah SMA.
Dengan target anak SMA, perusahaan kosmetik yang memiliki target audiens sama bisa dengan mudah mempromosikan produk dan brandnya.
3. Ciptakan Proposal yang Unik, Kreatif, dan Menarik
Anda mungkin sudah menemukan daftar calon sponsor, tapi langkah yang tidak kalah penting adalah proposal sponsorship. Karena dari proposal inilah yang menjadi alat komunikasi Anda dengan sponsor.
Pembuatannya pun harus terlihat menarik dengan mengombinasikan data, ilustrasi yang jelas, bahkan visual memukau.
Jangan hanya mengisinya dengan tulisan layaknya skripsi karena sudah pasti tidak akan dibaca.
Proposal ini juga harus sesuai dengan tema acara. Misalnya untuk acara anak-anak maka proposal perlu tambahan ilustrasi yang bisa menggambarkan acara dalam sekali pandang.
4. Tawarkan Benefit yang Menguntungkan Sponsor
Mencari sponsor untuk event bukan sekedar meminta bantuan tapi soal give and take.
Bagi sponsor, mereka berkesempatan untuk branding produk atau bisnis mereka, sedangkan untuk event mendapat tambahan dana.
Dari sini Anda bisa menggali, apa yang paling menguntungkan bagi sponsor jika memberikan dana untuk event.
Tunjukkan apakah sponsor bisa mendapatkan akses eksklusif kepada audiens yang relevan atau berjualan produk langsung.
Dengan menekankan keuntungan yang lebih besar, pihak sponsor sudah pasti akan tertarik untuk membantu. Belum lagi jika Anda akan mengadakan acara skala besar-besaran.
5. Memilih Waktu Tepat untuk Mengirim Proposal
Cara mencari sponsor untuk event tidak boleh terburu-buru karena bisa mengganggu pihak sponsor di waktu yang tidak tepat. Setelah mengirimkan proposal kamu harus bersabar menunggu jawaban.
Karena itulah, penting untuk mengetahui kapan waktu yang tepat untuk mengirimkan proposal sponsor. Dengan begitu, pihak sponsor dapat langsung membaca dan menindaklanjuti.
Jika kamu memiliki waktu event yang masih cukup panjang, segera setelah persiapan konsep selesai proposal sebaiknya dikirim. Kamu bisa follow up secara berkala untuk mengetahui tanggapan mereka.
6. Perhatikan Body Email saat Mengirim Proposal
Mengirim proposal sponsor secara online adalah cara paling cepat dan bisa menjangkau sponsor lebih luas. Tapi, jangan hanya sekedar melampirkan dokumen proposal saja.
Anda perlu menambahkan body email yang menarik dan judul yang jelas. Pastikan Anda menuliskan informasi dengan tepat dengan bahasa formal yang sopan.
Anda bisa menceritakan sekilas tentang acara agar sponsor bisa tahu gambaran besarnya dan tertarik.
7. Presentasikan Proposal dengan Cerdas
Setelah menunggu dan akhirnya mendapat jawaban atas proposal, saatnya Anda bersiap untuk presentasi. Supaya lebih menarik, Anda perlu mempersiapkan materi presentasi yang menarik dengan isi sama seperti proposal yang dikirimkan.
Asah cara berbicara untuk meminta sponsor dengan tepat agar tidak seperti meminta sumbangan dana. Pastikan Anda menonjolkan benefit yang akan sponsor peroleh dari acara tersebut.
8. Menjaring Sponsor dengan Media Sosial
Kini, mencari sponsor tidak harus melalui koneksi dalam atau secara manual dengan mencari perusahaan yang sevisi satu per satu. Cara mencari sponsor acara bisa Anda dilakukan melalui media sosial.
Manfaatkan Facebook, Instagram, bahkan TikTok untuk menjalin relasi dari pihak potensial sebagai sponsor. Anda bisa berkomunikasi lewat DM pada akun-akun calon sponsor yang potensial.
Supaya terlihat lebih formal, Anda bisa membuat terlebih dahulu akun event yang akan terselenggara. Dengan begitu, pesan yang dikirimkan akan terlihat formal.
9. Menemukan Kontak yang Tepat
Dalam setiap perusahaan atau lembaga, pasti ada orang yang mengambil keputusan penting tentang sponsorship.
Anda harus bisa mendapatkan kontak dari orang tersebut untuk mempercepat penerimaan proposal.
Untuk itu, Anda harus mengetahui sistem hirarki dalam lembaga tersebut. Apakah pengambil keputusan adalah tim keuangan, manajer, atau tim marketing.
Dengan cara mencari sponsor untuk acara melalui kontak yang tepat, Anda bisa mendapat follow up lebih cepat.
10. Berpartisipasi dengan Acara yang Relevan
Mencari sponsor tidak boleh hanya mengandalkan koneksi orang dalam, tapi Anda juga harus keluar mengikuti berbagai acara relevan. Dari acara inilah, Anda bisa bertemu langsung dengan calon sponsor.
Misalnya, dengan mengikuti acara event kuliner Anda berkesempatan bertemu dengan pelaku industri yang berkaitan.
Atau mengikuti acara komunitas kreatif akan mempertemukan dengan calon sponsor bisnis UMKM skala menengah.
Dari sepuluh cara mencari sponsor untuk acara ini, Anda telah mengambil langkah cerdas untuk mendapatkan sponsor potensial. Pastikan presentasi dan pengiriman proposal di waktu yang tepat.
Mau Bikin Acara Outing Kantor yang Mudah dan Pasti Sukses?
Ingin mengadakan acara outing kantor yang sukses? Anda mungkin tidak memerlukan sponsor lagi tapi perlu jasa penyelenggara outing yang profesional seperti Panorama Events.
Bersama Panorama Events, Anda bisa mengadakan outing kantor yang terencana dengan baik dan mampu menyatukan koneksi antar divisi lebih kuat. Anda bisa menikmati setiap momen tanpa khawatir detail penyelenggaraan acara.
Mulai langkah awal Anda dengan konsultasi dengan Panorama Events dalam merencanakan outing kantor sekarang. Tim Panorama Events akan memberikan ide-ide menarik dan persiapan yang matang.
