Di balik kesuksesan penyelenggaraan acara, tugas event organizer (EO) memegang peran kunci. Terutama di tengah tuntutan kesibukan dalam masyarakat modern.
Kehadiran tim EO memberikan perbedaan yang signifikan bagi penyelenggaraan acara. Maka dari itu, memahami apa tugas EO sangat penting bagi semua pihak yang terlibat agar pekerjaan bisa berlangsung lebih lancar.
Mari kenali lebih dekat mengenai EO dan tugas-tugasnya.
Apa itu Event Organizer?
Event organizer adalah pihak yang mengurus semua kebutuhan acara, mulai dari perencanaan, pengaturan, hingga penyelenggaraan.
EO sendiri bisa berupa perorangan, tim, maupun sebuah perusahaan yang menawarkan jasa EO profesional. Kehadiran EO sangat penting untuk memastikan acara berlangsung dengan lancar dan sesuai dengan keinginan klien.
Dengan adanya EO, klien bisa fokus kepada tujuan utama acara sebab tidak perlu mengkhawatirkan aspek teknis maupun logistik terkait acara.
Karena tugasnya, pekerjaan EO biasanya dekat dengan klien. Selain itu, EO juga harus berkomunikasi dengan pihak-pihak lain, seperti penyedia makanan, jasa dekorasi, dan fotografer.
Tugas Event Organizer
Agar lebih paham, mari simak rincian tugas event organizer berikut:
1. Merancang Konsep Acara
Tugas EO bermula sejak tahap awal perencanaan, yaitu merancang konsep acara. Dalam tahap ini, EO biasanya berdiskusi dengan klien untuk brainstorming, menentukan tema, serta memahami kebutuhan dan harapan klien.
Tahap ini akan menjadi dasar yang menentukan berbagai aspek lain dalam penyelenggaraan acara.
2. Menyusun Perencanaan Anggaran
EO juga bertanggungjawab dalam merencanakan anggaran dan rencana keuangan. Mulai dari membantu klien untuk menetapkan anggaran, hingga mengatur alokasi dana dengan tepat.
Pihak EO manajemen keuangan acara sehingga harus memastikan pengeluaran dilakukan dengan disiplin. Maksudnya, EO perlu mengoptimalkan penggunaan anggaran untuk mengadakan acara dengan kualitas terbaik.
3. Mencari dan Memesan Tempat Acara
Setelah konsep dan anggaran siap, EO bertugas untuk mencari dan melakukan pemesanan tempat acara.
Lokasi acara harus sesuai dengan konsep dan kapasitas tamu. Selain itu, lokasi wajib dilengkapi fasilitas penunjang untuk memastikan kenyamanan. EO idealnya mencari tempat yang lokasinya strategis dan mudah diakses.
4. Menjalin Kerjasama dengan Vendor
Salah satu tugas event organizer staff yaitu menjalin kerjasama dengan vendor dan supplier sesuai kebutuhan acara. Biasanya, acara memerlukan vendor katering, dokumentasi, dekorasi, dan sewa peralatan.
Nah, tugas EO adalah melakukan koordinasi dengan mitra vendor untuk memastikan kelancaran acara.
5. Mengatur Timeline Acara
Termasuk juga sebagai tugas event organizer adalah menyusun jadwal atau timeline acara.
Timeline ini bukan hanya rundown saat acara berlangsung, melainkan jadwal lengkap seluruh tahap penyelenggaraan acara. Mulai dari masa persiapan, berlangsungnya acara, hingga pembongkaran.
EO juga harus mengkoordinasikan semua pihak yang terlibat dalam penyelenggaraan acara. Tujuannya yaitu untuk memastikan acara berjalan sesuai rencana dan timeline.
Selain itu, saat memantau kinerja, EO bisa ikut mengatasi masalah yang terjadi di lapangan.
6. Memantau Penyelenggaraan Acara
Tugas organizer juga mencakup pemantauan manajemen acara pada hari-H. EC harus memastikan segala sesuatu berlangsung sesuai rencana sambil berkoordinasi dengan seluruh tim.
EO juga harus mengambil keputusan cepat apabila terjadi kendala supaya tidak mengganggu berjalannya acara. Misalnya, vendor katering terlambat, listrik mati, dan cuaca buruk.
7. Evaluasi Pasca Acara
Tugas EO masih berlanjut setelah berakhirnya acara. Hal ini karena EO harus membuat laporan evaluasi. Isi dari laporan ini meliputi pencapaian, tantangan, dan saran perbaikan
Hasil dari evaluasi akan membantu EO untuk meningkatkan kualitas pelayanan demi kepuasan klien di masa mendatang.
Jenis-jenis Acara yang Diselenggarakan Event Organizer
Jasa EO bisa membantu penyelenggaraan berbagai jenis acara, baik skala kecil maupun besar. Berikut beberapa jenis acara yang dihandle oleh EO:
1. Acara Pernikahan
Salah satu contoh tugas event organizer yang paling umum yaitu menangani penyelenggaraan event pernikahan. EO akan membantu dalam setiap aspek acara sehingga pasangan pengantin tidak perlu repot mengurus detail teknis.
2. Acara Perusahaan
EO juga dapat membantu penyelenggaraan berbagai acara perusahaan (corporate event), seperti konferensi, seminar, product launching, dan team building. Tugas EO yaitu memastikan acara berjalan lancar dan sesuai citra perusahaan.
3. Acara Komunitas
Acara komunitas seperti festival dan konser umumnya menargetkan publik yang lebih luas sehingga diperlukan bantuan profesional. Tugas event organizer dalam acara komunitas yaitu manajemen berbagai elemen acara, termasuk keamanan dan promosi.
4. Acara Pameran
Acara pameran sering kali melibatkan banyak peserta dan pengunjung, sehingga penyelenggaraannya cukup menantang. EO dapat membantu dalam berbaai aspek, meliputi penyusunan layout booth, perizinan, registrasi peserta dan pengunjung.
5. Acara Perayaan Pribadi
EO juga dapat membantu penyelenggaraan event perayaan pribadi atau private party, seperti baby shower, ulang tahun, dan pesta keluarga. Dalam acara itu, tugas EO akan menyesuaikan kebutuhan dan permintaan klien.
Tips Memilih Event Organizer
Memilih event organizer yang tepat berpengaruh penting bagi kesuksesan dan kelancaran acara. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan saat memilih EO:
1. Mengenali Kebutuhan Acara
Hal pertama yang perlu Anda perhatikan yaitu jenis dan skala acara. Pasalnya, setiap acara memiliki karakteristik yang berbeda. Sehingga kebutuhan dalam penyelenggaraannya pun tidak sama.
Terlebih lagi, jika acara Anda memiliki tema khusus untuk acara. Maka penting untuk memastikan mencari EO dengan kemampuan untuk mengakomodasi tema tersebut.
2. Memeriksa Reputasi dan Pengalaman
Reputasi termasuk faktor krusial bagi EO. Hal ini karena reputasi menunjukkan tingkat kredibilitas dan pengalaman EO. Anda bisa mengecek reputasi EO dari ulasan atau testimoni klien sebelumnya.
Selain itu, pastikan untuk memeriksa pengalaman EO dari portofolio dan hasil kerja sebelumnya. Sebaiknya Anda menggunakan EO yang sudah memiliki pengalaman dalam menyelenggarakan acara serupa.
3. Mempertimbangkan Rekomendasi
Tips selanjutnya yaitu mempertimbangkan untuk menanyakan rekomendasi dari teman, kerabat, atau kenalan. Terutama rekomendasi dari mereka yang pernah menggunakan jasa EO untuk event serupa.
Pengalaman langsung sebagai klien bisa menjadi bahan pertimbangan penting untuk memilih EO yang mumpuni.
4. Menyesuaikan Anggaran
Sebelum mengadakan acara, Anda sebaiknya memastikan dulu batas anggaran yang bisa dikeluarkan. Hal ini akan membantu dalam memilih EO dengan layanan terbaik dan sesuai anggaran.
Jasa EO bisa memasang harga layanan yang bervariasi antara satu dengan yang lain. Jadi, penting untuk memilih berdasarkan kebutuhan acara dan ketersediaan budget.
5. Memberikan Pelayanan Profesional
Pelayanan juga termasuk faktor krusial yang wajib Anda perhatikan saat memilih EO. Demi kelancaran acara, pastikan memilih EO dengan tim solid dan kompeten. Tim yang terdiri dari staf terlatih akan menjamin setiap proses berjalan tanpa kendala.
Anda juga perlu memperhatikan kejelasan dan transparansi kontrak sebelum booking layanan EO.
Wujudkan Outing Bersama Ahlinya Event Perusahaan
Mengingat tugas event organizer begitu erat kaitannya dengan kesuksesan event, pemilihannya tidak boleh sembarangan. Terutama dalam penyelenggaraan event perusahaan yang harus sesuai tujuan.
Panorama Events merupakan jasa EO profesional yang mengkhususkan diri dalam pengadaan acara outing. Sebagai spesialis outing perusahaan, kami memilih tim yang berpengalaman dalam menyelenggarakan outing yang impactful.
Segera konsultasikan perencanaan outing impian Anda dengan jasa corporate event organizer terbaik.
