Bagi sebagian orang, outing adalah momen yang paling dinanti untuk menghabiskan waktu bersama rekan kerja sambil melepas penat dari rutinitas pekerjaan. Supaya acara ini berjalan lancar, perlu persiapan pergi outing kantor yang matang.
Pasalnya, perencanaan yang jelas menciptakan outing kantor yang tidak hanya menyenangkan, tetapi cocok sebagai sarana mempererat hubungan antar tim. Akibatnya, perusahaan bisa membangun suasana kerja yang positif dan produktif.
10 Persiapan Pergi Outing Kantor
Merencanakan outing kantor tidak bisa mendadak. Sebab, hasilnya nanti tidak akan maksimal sehingga sayang sekali jika sudah pergi jauh-jauh atau menginap. Nah, supaya hal itu tidak terjadi, simak berbagai persiapan outing berikut ini.
1. Menyusun Konsep Outing
Konsep ini bisa Anda buat berdasarkan tujuan dari diselenggarakannya outing. Apakah sekadar hiburan, bentuk apresiasi perusahaan kepada karyawan, melatih kekompakan, atau gabungan dari semua itu?
Sejak awal, konsep ini harus jelas karena yang menjadi acuan dalam persiapan selanjutnya seperti menentukan anggaran, lokasi, hingga jenis aktivitas.
Untuk mempermudah, Anda juga bisa mengumpulkan ide outing dari karyawan lain untuk meningkatkan keterlibatan mereka baik lewat angket atau musyawarah.
Tampung setiap ide dan kurasi yang paling cocok dengan tujuan outing yang telah ditetapkan.
2. Membentuk Panitia Outing
Outing kantor tentunya sama seperti event-event pada umumnya yang membutuhkan panitia. Keberadaan panitia berfungsi sebagai pihak-pihak yang memastikan seluruh persiapan berjalan lancar.
Tempatkan panitia ke pos-pos tugas tertentu seperti mengurusi transportasi, konsumsi, maupun dokumentasi acara.
Tanpa panitia yang solid, kegiatan bisa berantakan karena kurangnya koordinasi dari satu sama lain.
Itulah mengapa membentuk panitia yang kompak dapat menciptakan acara outing yang lebih terorganisir dan siap memberikan pengalaman optimal bagi karyawan.
3. Menentukan Lokasi dan Waktu Kegiatan
Hal yang tidak boleh terlewat berikutnya adalah menentukan di mana lokasi outing dan kapan acara tersebut dilakukan.
Kebanyakan rekomendasi tempat outing berada di sekitar pegunungan, pantai, taman hiburan, resort, maupun tempat wisata lainnya yang memiliki ketersediaan fasilitas lengkap.
Akan tetapi, sebagian lokasi membutuhkan reservasi dari jauh-jauh hari seperti tempat wisata populer. Maka dari itu, siapkan rencana cadangan seandainya lokasi pertama tidak tembus.
Selain lokasi, pemilihan waktu juga tidak kalah penting. Usahakan memilih hari yang luang seperti akhir pekan atau libur panjang.
Anda juga perlu mempertimbangkan soal cuaca jika aktivitasnya dominan luar ruangan seperti outbond.
4. Membuat Rundown
Persiapan pergi outing kantor selanjutnya adalah membuat rundown atau susunan acara yang terstruktur dan jelas.
Rundown ini berperan sebagai panduan untuk memastikan kegiatan berjalan sesuai rencana.
Contoh rundown yakni mencakup jadwal keberangkatan, isi kegiatan, waktu makan, waktu istirahat, hingga jadwal pulang.
Saat membuat rundown, Anda perlu mempertimbangkan keseimbangan antara aktivitas satu dengan yang lain.
Hindari menyusun jadwal kegiatan yang terlalu padat sampai terasa melelahkan atau terlalu longgar hingga terasa membosankan. Atur jadwalnya secara proporsional sehingga peserta yang mengikutinya pun bisa menikmati.
5. Menghitung Jumlah Peserta
Data jumlah peserta juga penting untuk Anda siapkan. Pasalnya, kebutuhan transportasi, konsumsi, maupun akomodasi lainnya bergantung dari jumlah peserta yang ikut.
Hindari salah perhitungan karena bisa mengecewakan peserta outing sebab tidak menerima fasilitas yang merata. Hal ini tentu juga akan merepotkan panitia yang memegang urusan logistik.
Selain itu, bisa jadi ada beberapa karyawan yang berhalangan hadir sehingga Anda tidak bisa bergantung pada jumlah karyawan biasanya.
Makanya, untuk memastikan jumlah peserta akurat, Anda bisa mendatanya dari jauh-jauh hari.
6. Mendata Barang Bawaan
Persiapan outing kantor yang mungkin terkesan sepele tapi akan merepotkan jika diabaikan adalah barang bawaan. Panitia bisa memberikan daftar barang bawaan kolektif yang perlu peserta bawa.
Sementara untuk barang pribadi, panitia bisa membuat daftar standar yang dibagikan kepada karyawan seperti peralatan mandi, obat-obatan pribadi, hingga pakaian ganti untuk persiapan outbond jika ada.
Dengan melakukan pendataan, dapat meminimalisir kemungkinan barang penting terlewat sehingga acara outing berjalan lancar tanpa kendala.
7. Menyiapkan Transportasi
Umumnya, acara outing dilaksanakan pada area yang cukup jauh dari lokasi kantor sehingga membutuhkan transportasi yang memadai. Pemilihan transportasi ini perlu menyesuaikan dengan jumlah peserta yang ikut dan jarak lokasi.
Jika pesertanya rombongan, pertimbangkan untuk menyewa bus pariwisata agar praktis dan ekonomis. Lalu, perhatikan pula soal faktor keamanan seperti kondisi armada dan ketersediaan sopir yang berpengalaman.
Selain itu, koordinasikan titik kumpul penjemputan karena setiap karyawan tentu tinggal di wilayah yang berbeda-beda.
Untuk mempermudah, Anda bisa mengatur agar mereka berkumpul di kantor semua dan berangkat bersama-sama.
8. Memilih Penginapan yang Nyaman
Persiapan pergi outing kantor yang acaranya lebih dari satu hari adalah memilih penginapan yang nyaman.
Kriteria nyaman ini bisa menjadi tempat para peserta kegiatan untuk beristirahat dengan leluasa dan memiliki fasilitas yang lengkap. Contohnya seperti restoran, akses internet, maupun layanan kamar.
Mengapa memilih penginapan penting? Sebab, hal ini memengaruhi kepuasaan peserta selama outing berlangsung.
9. Merencanakan Tim Dokumentasi
Saat membentuk panitia sebelumnya, tentu sudah ada yang bertugas sebagai tim dokumentasi.
Tim ini yang memiliki tugas krusial untuk mengabadikan foto maupun video dari kegiatan outing sebagai kenang-kenangan untuk karyawan.
Selain sebagai kenang-kenangan, dokumentasi acara juga penting untuk perusahaan gunakan sebagai promosi internal.
Hal ini bisa membentuk citra positif jika perusahaan mementingkan bonding dengan karyawan.
10. Menyiapkan Plan B
Setiap acara tidak selalu mulus mengikuti rencana awal yang sudah Anda dan tim pikirkan. Selalu ada kemungkinan hal-hal tak terduga yang terjadi, terutama jika kegiatannya adalah outdoor.
Misalnya cuaca buruk, kendala transportasi terlambat, atau tamu penting yang harusnya mengisi acara tiba-tiba berhalangan hadir.
Untuk mengantisipasi ini, panitia perlu menyiapkan plan b sebagai alternatif agar outing tetap berjalan.
Pikirkan beberapa opsi kegiatan pengganti apabila terjadi perubahan mendadak. Dengan demikian, suasana tetap terjaga dan peserta tidak merasa outing gagal.
Selain itu, rencana cadangan ini juga membantu panitia agar tidak panik dan tetap adaptif menghadapi kondisi lapangan yang dinamis.
Ingin Persiapan Pergi Outing Kantor Lebih Matang? Pakai EO!
Persiapan pergi outing kantor memang membutuhkan usaha ekstra agar acara yang diselenggarakan tidak hanya sekadar liburan dari kantor, akan tetapi sarana untuk mempererat hubungan.
Jika kesulitan mengurusi outing perusahaan, ada cara yang mudah dengan mengandalkan peran Event Organizer seperti Panorama Events untuk mewujudkan outing yang berkesan dan terarah.
Panorama Events menawarkan outing yang tidak hanya menyenangkan, tetapi juga berdampak pada tim.
Hal ini diwujudkan melalui HR-Driven Program Design, Seamless Travel & Event Execution, dan People-Focused Experiences That Matter.
Hubungi kontak kami sekarang untuk melakukan konsultasi atau kebutuhan informasi lebih lanjut. Mari mewujudkan acara outing kantor impian bersama Panorama Events!
