Setiap kali akan mengadakan outing kantor, semua karyawan pasti merasa antusias. Namun, supaya bisa memenuhi ekspektasi mereka, perlu tips outing kantor sukses yang mendukung acara lebih dari sekedar liburan.
Outing perlu jadi aktivitas yang bisa menambah semangat dan kekompakan setiap karyawan. Karena dari kekompakan inilah, suasana kerja yang lebih produktif nantinya akan tercipta.
Jika Anda adalah salah satu bagian dari penyelenggara outing kantor, beberapa tips yang menyukseskan berikut patut dicontoh.
14 Tips Outing Kantor Sukses Bisa Tingkatkan Produktivitas
Merencanakan outing kantor yang sukses lebih membutuhkan banyak waktu pada persiapan. Anda mungkin akan menghabiskan berminggu-minggu sebelumnya untuk menjalankan tips berikut:
1. Hadirkan Konsep Outing yang Unik
Setiap outing bukan sekedar acara outbound atau aktivitas lapangan bersama dengan tim.
Selalu ada konsep unik yang bisa menjadi tema agar tidak terlupakan dan kegiatan lebih terarah.
Beberapa konsep unik yang bisa jadi acuan antara lain outing berkonsep petualangan dengan menjelajahi gunung maupun pantai.
Bisa juga konsep edukatif dengan membuat kerajinan atau kelas-kelas yang meningkatkan keterampilan.
2. Menentukan Tujuan Outing dengan Jelas
Saat menentukan konsep, Anda bisa terlebih dahulu memastikan tujuan outing kantor. Tujuan ini akan memudahkan Anda untuk membuat rangkaian acara yang tepat.
Misalnya, outing bertujuan untuk meningkatkan kekompakan tim agar kerja sama di kantor jadi lebih solid.
Dengan begitu, Anda bisa merancang kegiatan menarik yang bisa dilakukan bersama tim selama outing.
3. Kumpulkan Ide Outing dari Karyawan
Saat menentukan ide acara outing atau aktivitas yang menarik, Anda tidak harus bekerja sendiri.
Mintalah pendapat atau ide menarik dari karyawan lain yang sudah sangat antusias dalam outing.
Siapa tahu, ide yang mereka lontarkan menarik dan sesuai dengan konsep acara. Langkah ini juga sangat penting untuk memberikan keterlibatan karyawan yang tidak masuk dalam panitia outing.
4. Memilih Lokasi Outing yang Sesuai
Karena konsep acara dan tujuannya sudah jelas, kini Anda bisa lebih leluasa untuk menentukan lokasinya.
Banyak rekomendasi outing kantor yang kini bisa Anda dapatkan, mulai dari villa di pegunungan atau pantai, bahkan taman wisata.
Supaya mendapatkan lokasi yang available, Anda harus menghubungi tempat tersebut untuk melakukan reservasi.
Pilih beberapa lokasi sebagai tempat cadangan, agar konsep acara tidak berubah-ubah.
5. Pastikan Membuat Rundown Acara
Kegiatan outing kantor akan berjalan lancar selama Anda memegang rundown acara secara terperinci. Rundown ini mulai dari waktu keberangkatan, waktu makan, kegiatan berlangsung, sampai istirahat dan kepulangan.
Kehadiran rundown ini akan memudahkan Anda untuk berkoordinasi dengan setiap tim yang menyelenggarakan. Selain itu, semua peserta outing juga tahu acara selanjutnya agar bisa mempersiapkan diri.
6. Pertimbangkan Waktu serta Cuaca
Saat menentukan tanggal dan lokasi outing, Anda harus mempertimbangkan masalah waktu dan juga cuaca.
Pilih tanggal yang tidak mengganggu aktivitas kerja, seperti long weekend.
Cuaca juga harus jadi perhatian penting, apalagi jika kebanyakan acara dilakukan di luar ruangan seperti outbond.
Kondisi cuaca di pegunungan atau pantai dan iklim secara umum jangan sampai membahayakan kegiatan outing yang berjalan.
7. Mempersiapkan Transportasi yang Nyaman
Sering kali lokasi outing berada di luar kota, yang artinya Anda harus mempersiapkan transportasi yang memadai.
Alat transportasi bus biasanya yang paling fleksibel, karena dapat mengantarkan rombongan besar langsung ke lokasi.
Cari tahu alat transportasi yang nyaman dan memungkinkan untuk sampai ke lokasi dengan aman.
Kenali jalan dan juga lama waktu perjalanannya agar peserta tidak terlalu kelelahan sebelum acara dimulai.
8. Menentukan Akomodasi yang Memadai
Tips outing kantor sukses adalah mempersiapkan akomodasi yang memadai. Tidak mungkin tentunya jika Anda melaksanakan outing di luar kota, tapi hanya satu hari yang akan melelahkan.
Lebih baik menyewa akomodasi terdekat yang aman, nyaman, dan bisa menampung jumlah rombongan.
Menginap di tempat yang nyaman juga akan membuat semua peserta merasa senang.
9. Jangan Lupa Data Jumlah Peserta
Satu hal yang tidak boleh Anda lupakan adalah mendata seluruh peserta yang akan ikut. Mungkin saja beberapa karyawan memiliki halangan untuk hadir acara outing karena urusan pribadi.
Mendata jumlah peserta dengan tepat akan memudahkan Anda mengatur masalah akomodasi, konsumsi, dan juga aktivitas yang dilakukan.
Jangan sampai, salah mendata sehingga fasilitas outing kurang yang akan mengecewakan.
10. Menghitung Anggaran dengan Tepat
Tips outing kantor sukses bukan hanya soal kegiatan, tapi juga dana yang tersedia. Perusahaan mungkin telah menganggarkan biaya outing setiap tahunnya yang harus Anda hitung dan sesuaikan dengan kegiatan.
Rincian anggaran harus Anda buat secara jelas untuk meminimalisir terjadinya pembengkakan biaya.
Apalagi jika lokasi outing cukup jauh, biasanya biaya transportasi dan akomodasi akan lebih tinggi.
11. Menyiapkan Rencana Cadangan
Anda sudah menyusun konsep, menentukan tujuan, bahkan membuat rundown, tapi selalu siapkan rencana cadangan.
Tidak ada yang tahu kapan kondisi cuaca berubah atau kendala non teknis lainnya terjadi.
Adanya rencana cadangan ini juga menghindari Anda serta tim penyelenggara menjadi panik sehingga outing menjadi gagal.
Rencana cadangan juga sebaiknya sama serunya dengan rencana awal yang telah Anda buat.
12. Mempersiapkan Game Kecil yang Menarik
Selain acara utama yang telah Anda rancang, sebaiknya persiapkan beberapa game kecil yang menarik untuk memecah kebekuan. Langkah ini penting untuk mencairkan suasana yang mungkin terasa kaku.
Beberapa game kecil seperti treasure hunt atau kompetisi antar tim dengan hadiah-hadiah yang menarik. Game ini akan menambah semangat semua peserta untuk terus melanjutkan acara.
13. Merencanakan Dokumentasi yang Bagus
Keseruan outing perlu Anda dokumentasikan, baik itu foto atau video sebagai kenang-kenangan. Anda bisa membentuk tim dokumentasi khusus untuk bisa mengabadikan setiap momen penting.
Hasil dokumentasi ini penting bagi promosi internal perusahaan sekaligus kenang-kenangan untuk karyawan. Mereka tentunya akan semakin antusias mengikuti acara outing selanjutnya.
14. Evaluasi Acara Outing
Kesuksesan acara outing hari ini bisa jadi pembelajaran bagi acara selanjutnya. Oleh karena itu, Anda perlu melakukan evaluasi setelah semua acara selesai terlaksana.
Setiap outing tentunya ada kekurangan yang bisa diperbaiki untuk masa depan meskipun konsep dan tujuannya berbeda.
Temukan Rencana Outing Kantor Seru di Indonesia Outing Expo
Manakah dari deretan tips outing kantor sukses di atas yang sudah mulai Anda jalankan?
Jika masih merasa kesulitan, menyerahkan penyelenggaraan outing kantor pada ahlinya bisa jadi langkah yang bijak.
Anda bisa berkunjung ke Indonesia Outing Expo dan bertemu dengan puluhan mitra profesional, baik itu agen perjalanan hingga event organizer.
Di sini, Anda bisa menemukan banyak contoh outing kantor menarik yang bisa jadi inspirasi.
Tak hanya itu, Anda juga bisa mendapatkan penawaran outing menarik yang unik serta pas budget! Dengan begitu persiapan outing kantor yang sukses dan seru jadi lebih mudah.
Anda bisa beli tiket Indonesia Outing Expo sekarang dan tinggal datang di JICC Senayan tanggal 14-16 November 2025 nanti!
