Tips Rundown Acara Gathering Kantor yang Seru & Terstruktur

Menyiapkan rundown acara gathering kantor memang susah-susah gampang. Karena di sini, Anda memang dituntut untuk menciptakan momen memorable untuk banyak orang dengan karakter berbeda-beda.

Apalagi jika acara gathering ini dihadiri oleh kepala atau atasan penting di kantor. Menciptakan suasana seru tetapi tetap terstruktur tentu menjadi pekerjaan tersendiri. Oleh karena itu, pastikan Anda menatanya dengan sangat teliti.

Melalui pembahasan artikel kali ini, Anda bisa menemukan tips rundown acara gathering kantor sebagai inspirasi. Pastikan untuk mengikutinya dari awal sampai akhir untuk menentukan ide terbaik.

Tips Rundown Acara Gathering Kantor

Membuat acara gathering sangat bervariasi, tergantung kegiatan inti yang ingin disampaikan. Namun, secara struktur pelaksanaannya tidak jauh berbeda. Berikut beberapa tips susunan yang bisa Anda ikuti, antara lain:

1. Tentukan Tujuan Kegiatan

Pertama, untuk membuat rundown acara gathering seru, Anda wajib menentukan tujuannya terlebih dahulu. Untuk masalah ini, Anda bisa koordinasi terlebih dahulu dengan pimpinan atau kepala penyelenggara.

Biasanya untuk acara gathering kantor lebih difokuskan pada sistem kekeluargaan dan keterbukaan. Sehingga, ada speak up antar karyawan terkait sistem yang perlu diperbaiki di kantor itu ada apa saja.

Pastikan Anda sudah mengelolanya dengan bijak agar aspirasi dapat tersalurkan.

2. Pilih Tema yang Sesuai

Menentukan tujuan sebenarnya berkaitan dengan pemilihan tema. Jangan sampai acara gathering yang fokus pada refreshing untuk melepas penat, justru Anda ciptakan momen pembahasan serius.

Oleh karena itu, lakukan koordinasi dengan tepat dengan pihak yang terlibat. Tentukan juga komponen tema yang serasi, mulai dari konsep, warna, hingga pesan kesan yang ingin disampaikan.

3. Catat Tanggal dan Lokasi Pelaksanaan

Berikutnya adalah menentukan tanggal dan lokasi pelaksanaan. Mengingat jadwal kantor dengan tugas yang bervariasi, Anda wajib menata ulang schedule di mana semua karyawan bisa turut hadir agar aspirasi tersalurkan menyeluruh.

Selain itu, tentukan lokasi yang sesuai dengan jumlah peserta. Pastinya tempat yang mudah diakses dengan kondisi tenang dan menyenangkan.

4. Bentuk Tim yang Solid

Untuk membentuk rundown acara gathering kantor, Anda membutuhkan tim yang solid. Karena itu, Anda wajib menyusun tim yang mampu bertanggungjawab untuk rencana-rencana tersebut.

Bentuk tim secara keseluruhan mulai dari perencanaan, pelaksanaan, hingga evaluasi acara. Tentukan PJ masing-masing bagian agar acara bisa terealisasi sempurna.

5. Buat Susunan Acara Gathering Sesuai Catatan

Selanjutnya, ketika seluruh komponen inti dari acara gathering telah terbentuk, kini saatnya Anda mulai menyusun kegiatan. Urutan kegiatan sesuai dengan tema dan tujuan yang sudah Anda pilih sebelumnya.

Kemudian, pastikan bahwa secara keseluruhan kegiatan gathering berjalan seimbang. Mulai dari adanya presentasi, interaksi, ice-breaking, hingga hiburan.

6. Tentukan Pengisi Acara

Apabila kamu sudah selesai menentukan tema dan tujuan acara, sekarang saatnya untuk menentukan pengisinya. Meskipun bukan acara format, tetapi memilih pengisi acara ini juga sama pentingnya.

Jangan sampai asal memilih pengisi acara, pastikan bahwa pembicara yang Anda rekomendasikan ini mampu menyampaikan informasi dengan baik dan menarik.

Selain membuat pendengar mudah memahami materi, rasa bosan selama acara pun dapat terminimalisir.

7. Siapkan Seluruh Materi yang Dibutuhkan

Jika Anda ingin membuat acara gathering kantor berjalan lancar, maka persiapkan materi presentasi secara lengkap dan akurat. Buat tampilan menarik dengan penjabaran poin-poin secara jelas agar penyajiannya pun berlangsung lancar.

Anda bisa memanfaatkan tampilan visual seperti slide di PPT atau video ringan untuk menunjang kelancaran presentasi.

8. Sisipkan Ice-Breaking sebagai Hiburan

Berikutnya, selain menyiapkan materi yang sesuai dengan kegiatan, Anda juga harus menyertakan aktivitas untuk membantu peserta merasa lebih nyaman. Contohnya seperti menyisipkan ice-breaking di sela-sela kegiatan.

9. Ciptakan Kegiatan untuk Membangun Tim

Membuat rundown acara gathering kantor tidak semudah yang Anda bayangkan. Tidak hanya menciptakan situasi menyenangkan, membuat ice-breaking, ataupun mempersiapkan materi saja.

Dalam kegiatan gathering, Anda dituntut untuk membuat kegiatan yang bisa membangun kekompakan antar tim.

Tim building memiliki peran penting dalam perusahaan. Oleh karena itu, dalam acara ini pastikan untuk mencantumkannya.

10. Pesan Catering

Acara gathering kantor sangat bervariasi. Ada yang mengambil momen beberapa jam, ataupun bahkan menginap di suatu tempat. Mengingat hal itu, maka mempertimbangkan pesanan catering menjadi poin tersendiri.

Apabila Anda akan memesan tempat seperti hotel, maka bisa berkolaborasi dengan catering di lokasi.

Namun, jika Anda berada di sebuah tempat outdoor, maka pertimbangkan untuk mencari catering terdekat dan bisa menyiapkan sesuai jadwal.

11. Sampaikan Informasi Pra-Acara

Keberhasilan acara gathering tidak hanya bergantung pada kegiatan yang berlangsung saja. Informasi yang Anda sampaikan pra-acara juga menentukan kesuksesan kegiatan.

Mengapa demikian? Karena acara gathering tidak bisa Anda lakukan secara dadakan.

Anda perlu memastikan bahwa setiap peserta atau seluruh karyawan kantor yang terlibat telah mengerti informasi gathering.

Selain itu, sampaikan juga keperluan apa saja yang sekiranya akan mereka butuhkan selama kegiatan berlangsung.

Dengan begitu, akan menjadi kerja sama yang baik antara panitia dan peserta gathering untuk kesuksesan acara.

12. Evaluasi

Selanjutnya, ada poin yang juga harus Anda perhatikan yaitu evaluasi. Meskipun kegiatan telah selesai berlangsung, Anda tetap wajib melakukan evaluasi kegiatan. Tujuannya untuk mengetahui tingkat keberhasilan acara.

Selain itu, dalam aktivitas evaluasi ini Anda juga bisa mengidentifikasi area perbaikannya ada di poin mana saja sebagai bahan masukan untuk kegiatan lanjutan.

Belum selesai di situ, Anda juga dapat meminta umpan balik dari seluruh peserta sebagai catatan yang bisa Anda tambahkan untuk gathering mendatang.

13. Dokumentasi

Dokumentasi selalu menjadi poin inti dari setiap acara. Apabila Anda ingin membuat kegiatan gathering yang seru, berkesan, dan menyenangkan, jangan sampai melupakan bagian ini.

Jangan hanya fokus pada dokumentasi berupa foto saja. Sekarang ini, akses sosial media lebih luas dalam bentuk video kegiatan. Anda bisa mendokumentasikan acara dengan dua versi, yaitu foto dan video.

Kemudian, Anda juga harus membuat laporan singkat yang menggambarkan kegiatan serta pihak yang terlibat di dalamnya.

14. Post-Event Networking

Terakhir, rundown acara gathering bisa Anda buat untuk post event networking. Di momen ini Anda bisa memberikan kesempatan kepada peserta untuk melakukan pertemuan informal demi memperluas relasi dan menguatkan hubungan.

Beri waktu 1-2 jam di luar kegiatan agar tiap peserta lebih leluasa membangun komunikasi serta membangun relasi.